中国人口福利基金会档案管理办法
发布日期:2017-02-27 阅读:3251

中国人口福利基金会档案管理办法

(2016年11月17日秘书长办公会议修订)

 

第一章  总  则

第一条 为加强中国人口福利基金会(以下简称人口基金会)档案工作,提高档案规范化、制度化、科学化管理水平,根据有关档案法规和《国家卫生计生委档案管理办法》,结合我会的实际情况,制定本办法。

第二条 本办法所称档案,是指人口基金会在工作活动中形成、办理完毕(或阶段性办理完毕)的,具有保存价值并按规定方法进行整理的各种载体的文件材料。

    第三条 档案工作包括以下内容:收集文件材料,确定保管期限,分类,整理归档,移交档案,安全保管档案,借阅、利用与公布档案,鉴定与销毁档案。

 第四条 人口基金会档案工作由办公室归口管理,在分管办公室工作的秘书长领导下进行。各部门负责同志是本部门档案工作的第一责任人,部门员工负责做好本岗位的归档工作。

 

第二章  档案整理

第五条 人口基金会档案分为文书档案和会计档案,应当分别按照以下规定进行整理。

文书档案以“件”为保管单位。按照国家卫生计生委有关档案规定进行文件收集,确定保管期限,分类和整理归档。公文办理完毕或工作任务结束即可归档。各部门应当于次年3月31日之前向办公室移交档案。

会计档案是指人基会在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映人基会经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计档案按照财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》进行收集,确定保管期限,分类和整理归档。由财务部门暂存一年后向办公室移交档案。

 

第三章  归档责任与责任人

第六条 凡属归档范围内的文件材料均应由产生文件材料的部门负责收集、整理、归档并移交。

部门主要负责同志要履行本部门档案工作第一责任人的职责,加强对本部门档案工作的领导;办公室负责对归档工作进行布置、督促、检查、指导,必要时联系国家卫生计生委办公厅指导、解决归档中的问题;承办人员按照谁承办谁归档的原则对本岗位产生的文件进行整理归档。

第七条 人口基金会内设机构调整或撤销时,被调整或撤销的机构要在变更之前做好并完成归档工作。新设立的内设机构要按照规定做好归档工作。员工离岗离职前,所在部门负责人要责成其清理所承办的文件材料,完成文件归档工作,并作为移交档案的监交人。

 

第四章  安全及保密

第八条 人口基金会应当为保管档案提供必要的条件,确保档案室达到保管各类档案的技术标准。

第九条 档案库房内禁止存放与档案内容无关的物品。档案管理人员要落实档案库房安全责任制,经常检查档案室内消防安全防护设备,保持室内清洁、卫生,发现问题及时处理。

第十条 管理、利用和借阅涉密档案,要严格遵守国家和委机关有关保密工作的各项规定,确保档案及内容的安全保密。

第十一条 严禁邮寄、交换档案,严禁携带档案出国(境)、出差、到公共场所及回家。

 

第五章  档案归档

第十二条 凡是反映人口基金会工作活动、具有保存、价值的文件材料均应立卷归档。归档范围包括:上级机关、本单位、同级组织和非隶属单位、合作(伙伴)组织的相关文件材料。

(一)上级机关的文件材料包括上级机关颁发的需要本单位贯彻执行的方针、政策、条例、规定、决定、涉及本单位的重要通知等;登记机关和业务指导部门有关领导对本单位(部门)工作所作的重要指示、批示、讲话、题词和有重要保存价值的照片、录音、录像等文件材料;。

(二)本单位文件材料包括理事会、理事长办公会、秘书长办公会等会议纪要、决定、决议等文件材料;颁布的决定、决议、请示、报告,制定的规定、制度等文件材料;工作计划和总结;主要业务活动和项目管理的文件材料;成立、合并、撤销、更改名称等文件材料;党支部、工会、共青团、妇委会在活动中形成的重要文件材料;干部任免、聘用等文件材料及职工的录用、转正、定级、调资、离职、退休、抚恤、奖励等文件材料;与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;历史沿革、大事记及反映人基会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(三)同级组织和非隶属单位、合作(伙伴)组织的文件材料包括:需要执行的法规性文件;有关业务部门对本单位工作检查形成的重要文件;与本单位联系、协商工作的重要来往文件;报送的重要公文和项目文件材料。

(四)会计文件资料应包括:

1、会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

2、会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

3、财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

4、其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

各部门应根据上述归档范围和本部门在履行职责、执行项目中形成文件材料的实际情况,确定部门归档范围。

第十三条 档案分类应赋予名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要明确一定范畴。

在文件材料收集齐全完整的基础上,按年度、级别、机构、问题、期限等特征逐项分开,即文件材料按其形成或针对的年度,作者之间的上、本、下级关系,(如上级的批复、下级的请示等应与本级文件材料放在一起),文件材料产生或承办的部门,文件材料内容所反映的问题以及不同的保管期限分开。

第十四条 文件资料分类名称经确定后,编制《档案登记目录表》,将所有分类名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

第十五条 文件资料的编排按时间顺序排列,公文处理单在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,发文底稿在后;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立档,无批复的放在请示年立档;跨年度会议文件在会议开幕年立档;跨年度的规划在第一年立档;跨年度总结在最后一年立档。

第十六条 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。

第十七条 归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内文件目录》。

档案保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保存价值分为10年和30年。 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。

 

第六章  借阅与利用

第十八条 人基会员工根据工作需要,可借阅和利用非涉密档案,需按规定程序办理借阅档案手续。涉密档案,只限于按照规定范围授权的人员、文件产生部门及文件主送单位利用,不对社会开放利用。会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

各部门借阅和利用档案时,经办人需填写《档案借阅登记表》。档案管理员在监督登记后转交该项档案。借阅人应于规定期限内归还。长期档案借阅时间一般不得超过3天,永久档案一般不得超过1天。档案归还时,经档案管理员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。

第十九条 借阅利用档案需妥善保管所借档案,保持档案原貌、清洁、完整与安全,不得在档案上标注符号、涂改、伪造、损毁、拆散、抽取、加页和销毁等。

第二十条 需要进行移交的档案,需填写《档案移交登记表》,报秘书长审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

 

第七章  鉴定与销毁

第二十一条 办公室负责组织对保存期满的档案进行鉴定,并依法予以销毁。销毁档案应当履行审批手续。档案管理员填写《档案销毁清册》,报秘书长审核批准,并指定监销人后进行销毁。《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、秘书长意见、档案员签章、监销人签章、销毁时间。《档案销毁清册》需永久保管。

保管期限已满但仍不能销毁的档案有以下三种:未结清的财务资产、债权债务;未了事项;有关项目文书仍有保存参考价值的。此类档案应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。

 

第八章  附  则

第二十二条 本规定由中国人口福利基金会办公室负责解释。

第二十三条 本办法自理事会通过之日(2017年 2 月 20 日)起施行。