第一章  总  则

第一条 为了全面遵守《基金会管理条例》和《中国人口福利基金会章程》，规范发展，保障基金会的合法权益，使基金会的档案管理更加规范，特制定本办法。

第二条 基金会各类行政收发文件，要统一由管理部备案登记，随时收发，随时登记。

第三条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

第四条 调阅存管行政资料和正在撰写中的行政文件，要严格办理手续。理事长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经理事长和秘书长、管理部部长共同签字同意后，方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。

第五条 各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第六条 各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由管理部归类存放，并按要求年限妥善保管。

第七条 基金会财务报表，月报表应于每月10日以前报理事长、副理事长、秘书长，季报应于季终后20日前上报，年报应于年终后45日前上报。

第八条 年度结束后，当年所有会计档案资料可在财务部门保存一年以备临时查阅，一年后三月底以前全部分类归档入库。

第九条 对入库会计档案应进行登记，并编制库存档案资料索引；并按要求年限妥善安全保管。

第十条 归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第十一条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章  文件材料的收集管理

第十二条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知管理部。

第十三条 凡本基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由管理部统一收集管理。

第十四条 由部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料向管理部办理归档手续；

（二）本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向管理部办理归档手续。

第十五条 各部门专(兼)职档案管理人员的职责：

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；

（二）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向管理部办好交接签收手续。

（三）承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第三章  归档范围

第十六条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十七条 相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十八条 本基金会对外发文与有关单位来往的文件。

第十九条 本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第二十条 本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第二十一条 本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第二十二条 本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第二十三条 本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章  平时归卷

第二十四条 各部焖都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。

第二十五条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

第五章  会计档案管理

第二十六条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。

第二十七条 每年形成的会计档案，应当由财务按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交管理部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交管理部保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，管理部应当会同财务和经办人员共同拆封整理。

第二十八条 由于会计人员的变动会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第二十九条 本办法由中国人口福利基金会负责解释。

第三十条 本办法自公布之日起执行。

2004年12月8日