中国人口福利基金会项目管理制度(2020年修订)
发布日期:2021-02-05 阅读:3390

第一章 总则

第一条 为规范中国人口福利基金会(下称“人口基金会”)项目的管理,确保项目运行合法、合规、合理,达到项目的预期目标,维护人口基金会、捐赠方和受助方的合法权益,提高慈善公益效益,根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《关于规范基金会行为的若干规定(试行)》《中国人口福利基金会章程》,制定本制度。

第二条 围绕人口基金会宗旨,以解决社会问题为导向,设计、实施项目。聚焦卫生健康等领域,通过社会救助、宣传倡导、政策推动等多种具体有效的干预,最终达到缓解或解决社会问题的目标。

第三条 重视项目管理的制度建设,坚持项目实施与管理要科学、理性、规范化和标准化的原则。推行精细化项目管理,对于计划实施两年以上的公益项目,制定项目管理手册,确保项目负责人在项目操作中有章可循。

第四条 要公开、公正、公平地使用公益资产,避免任何形式的财务舞弊和利益的冲突,人口基金会所有员工要遵守《员工基本行为准则》(见附件1)、《中国人口福利基金会廉政公约》(见附件2)和《经济活动的行为准则》(见附件3)。

第五条 本制度适用于人口基金会所有项目的管理和执行,包括对项目立项、项目实施、项目监督、项目资金、项目风险事项管理机制、项目结项、合作伙伴自筹项目、项目档案、项目合作伙伴评估的管理。

第二章 项目立项管理

第六条 所立项目符合国家相关的法律法规,符合人口基金会“增进人口福利,促进家庭幸福”的宗旨与业务范围。

第七条 新项目设立原则上不与既有项目冲突,侧重于扶弱济困、健康促进、大病救助、养老照护、家庭发展、健康中国行动、婴幼儿照护及早期发展等相关领域,形式包括但不限于社会救助、政策倡导、课题研究、技能培训、应急救灾等。

第八条 项目立项须经过以下管理流程:

项目立项动议——项目立项调研——项目设计——项目立项论证——批准项目立项。

第九条 项目部门在提出项目立项动议时,必须结合部门职责分工以及机构现有项目情况,项目立项动议须由部门负责人报分管领导同意。

第十条 开展基线调查,撰写《项目可行性调研报告》(见附件4。经过项目设计环节,参照《项目点选择指引》(见附件5)确定项目点,最终形成《项目立项书》(见附件6)和《项目实施方案》(见附件7)。《项目实施方案》的主要内容包括:

1.项目背景描述,相关政策解析,拟解决主要问题,可行性、公益性、创新性、可持续性分析;

2.项目目标、资源投入、项目活动、项目产出及项目预算(含项目资金来源及数额);

3.项目地区、项目受益人、人数、范围及预期效果等;

4.制定项目筹资和传播方案;

5.项目团队的组建、项目实施和管理流程;

6.合作方尽职调查等。

第十一条 项目立项论证的主要内容包括:

1.该项目与本会发展战略、国家相关政策的一致性;

2.本会的人、财、物等资源对该项目的支持;

3.该项目对本会资源的利用效率;

4.该项目的可持续性;

5.捐赠潜力可行性及前景分析。

第十二条 项目立项论证由办公室牵头组织,由项目负责人及部门负责人、分管领导、内控小组成员、法务对《项目可行性调研报告》和《项目实施方案》进行专门讨论后,出具正式的论证意见。最终须经过秘书长办公会讨论、审议批准,经批准的项目方可进入实施阶段。依据人口基金会章程或相关法律法规规定,重大项目应报理事会审议,经理事会批准后方可进入实施阶段。

 第三章 项目实施管理

第十三条 严格合法合规实施项目,坚决杜绝违规操作。凡涉及项目参与各方的责任、权利、利益关系的事务,均须签订协议,以规范当事人的行为,并保障本会和项目合作者、参与者的合法权益。

第十四条 项目预算管理。项目部门应在每年1月份编制年度项目计划与预算。

第十五条 实行项目责任管理制,安排专人负责项目管理。项目负责人及所在部门负责制作项目管理手册,对项目实施进行全过程监管,包括日常管理、检查验收、定期汇报、总结评估等,确保项目按计划推进、资金支出按预算执行、项目成果按绩效产出。在手册中明确项目各阶段应收取的资料明细并严格按照既定的项目活动提交项目执行资料。如不能按期收取资料,必须提供逾期说明。

第十六条 建立项目定期报告制度。一年期以上的项目,项目负责人须按照季度准备项目执行报告(含财务收支情况),年度结束后提交年度项目执行报告和财务结算报告,项目完成后提交项目结项报告和结项财务结算报告;如财务、审计或评估需要,项目部门需提供以上相关资料。三个月以上不足一年期的项目,应提交项目中期进展报告和中期财务报告,完成后应提交项目结项报告和结项财务结算报告;不足三个月的项目,项目完成后应提交项目结项报告和结项财务结算报告。

第四章 项目监督管理

第十七条 人口基金会采用项目跟踪监督、捐赠方监督、社会监督、审计评估以及第三方评估等方式对项目进行监督。

第十八条 信息公示与反馈。项目在设立、实施、总结过程中应及时做好信息披露工作,实行公开、透明的运作与社会化的监督有机结合,增强社会透明度。通过官方网站、微信、微博、以及全国慈善信息公开平台、民政部认定的慈善组织互联网募捐平台等渠道公开公示,及时向捐赠方及社会公众反馈项目运行情况。

第十九条 公开募捐活动应严格遵照《慈善法》有关规定执行。公开募捐周期超过六个月的,至少每三个月公开一次募捐情况,公开募捐活动结束后三个月内应当全面公开募捐情况。项目实施周期超过六个月的,至少每三个月公开一次项目实施情况,项目结束后三个月内应当全面公开项目实施情况和募得款物使用情况。

第二十条 建立项目日常监测、跟踪监督巡查机制,以检查、调研、访点等形式及时跟踪了解项目执行进展情况和存在的问题,及时总结梳理情况并报告。

第二十一条 人口基金会接受年度审计和专项审计监督。

第二十二条 鼓励和支持项目部门根据项目实施情况组织项目内部或外部评估,并将评估报告运用于指导项目后续工作。项目评估包括以下内容:项目执行情况评估、项目绩效和社会效果评估、项目资金使用情况评估。

第二十三条 财务监督与公开。合作伙伴应建立必要的财务管理制度,采取有效的资金监管和控制措施,确保项目资金安全。项目财务信息应在机构例会、理事会或通过其他途径在适当的范围内公布,接受员工、资助方和相关群体的监督,提高项目财务运作的透明度和机构公信力。

第二十四条 在项目财务管理中,人口基金会不接受任何违反国家法规、不诚实、营私舞弊、虚假报告等行为,包括以下及其他未列出的行为:

1.已注册机构把项目资金转存入个人储蓄账户;

2.采用虚假票据报销套取项目资金;

3.恶意运用会计技巧套取现金或避税;

4.编造虚假活动、伪造报销资料;

5.编造虚假名册,冒领、代领工资或补贴;

6.故意向员工或对外公布虚假会计信息;

7.恶意涂改发票、账本和报表;

8.应取得发票却大量以白条报账。

第二十五条 项目中止。如果出现以下情况,人口基金会可以单方面中止项目的执行。

1.合作伙伴未能根据按照项目建议书实施项目,且并未给予合理解释的;

2.合作伙伴未根据项目建议书、资金使用计划或预算,违规或违约使用资金的;

3.合作伙伴项目未按期完成,或项目计划未征得人口基金会同意擅自发生重大变更的;

4.合作伙伴获得其他方对项目同类内容的资助而不告知人口基金会的;

5.合作伙伴未能如期向人口基金会提交报告且反复督促仍不能提交的;

6.合作伙伴提交虚假内容的项目报告;

7.合作伙伴提交虚假内容的财务报告和原始单据;

8.合作伙伴拒绝配合财务审计;

9.合作伙伴项目活动质量异常低下,在人口基金会组织的监测、评估、审计中暴露了较重大问题的;

10.存在其他使项目不能正常实施的外在因素的。

第二十六条 当年支出总金额超过300万元的项目,或连续三年开展活动且支出总金额累计超过300万元的项目,需要进行专项审计。相关审计费用在当年的项目预算列支,审计需求由项目承办部门在年初提出,由财务部统一负责安排第三方进行专项审计。

第五章  项目资金管理

第二十七条 实行项目资金专项管理,确保项目资金的合法、合规、高效使用。项目接收的捐赠资金应全部进入人口基金会账户,项目款项专款专用,任何单位或个人不得挤占或挪用。

第二十八条 项目资金拨付原则上分期支付,首期拨付资金于项目协议签订后支付,后续资金根据项目实际进展情况予以支付,但尾款须保留至执行机构提交结项报告后予以支付。原则上首款不得超过项目资助总金额的80%,尾款保留资助总金额的5%至10%。

第二十九条 项目首期款的支付。

项目立项经过审批,签署了协议后,项目负责人可按照协议约定的拨款时间,在OA申请支付项目首期款项。

申请项目首期款项需向财务资产部提交的资料:

1.签报审批申请单;

2.发票或捐赠收据(原件);

3.项目合同或协议书;

4.项目预算表(见附件8)。

第三十条 根据协议约定,按计划拨付项目资金。待第一期项目资金使用符合要求后,项目负责人方能申请支付下一阶段的资金。对合作伙伴无故拖延项目,或者合作伙伴确实没有项目执行能力,经项目负责人督促后仍不能改进的,项目负责人向部门负责反映,提出申请终止项目。项目终止后合作伙伴尚未使用的项目资金需返还人口基金会。

第三十一条 项目中期付款审批流程及付款时间同项目首期款项支付的规定。按照项目协议的约定,需要支付阶段性项目资金,申请付款需要提交资料:

1.签报审批申请单;

2.发票或捐赠收据;

3.项目合同或协议书;

4.项目进展报告;

5.项目预算执行情况明细表(见附件9);

6.执行方原始单据复印件(包括但不限于提供以下资料:原始发票、合同协议、资金及物资领取明细、图片等)。

第三十二条 项目完成之后,结算尾款时须向财务资产部提交的资料:

1.签报审批申请单

2.发票或捐赠收据;

3.项目合同或协议书;

4.项目决算财务报表(见附件10);

5.项目总结报告、项目实施验收单(见附件11),符合条件的项目还需提交评估报告;

6.执行方原始单据复印件(包括但不限于提供:原始发票、合同协议、资金及物资领取明细、图片等)。

第三十三条 项目的实施验收情况,将作为合作伙伴下一次申报项目资格审查依据,以及作为新项目设计的重要依据。

第三十四条 项目部门会同财务资产部对项目实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计。

第三十五条 项目资金的管理和使用应接受业务主管部门、登记机关和人口基金会监事会的检查、监督和审计。

第六章 项目风险事项管理机制

第三十六条 项目风险是指任何对人口基金会及其机构工作、项目、合作伙伴、受益人等产生不良影响的因素。

第三十七条 风险可按照不同性质分类:

1.以发生原因来分:

·人为祸害:战争、冲突等;

·自然灾害:地震、水灾、公共卫生突发事件等。

2.以风险类型划分:

·政治:现实环境、政治背景、社会架构和监督机制限制等;

·财务:贪污舞弊(虚开发票、伪造凭证、虚报支出、做假账、挪用项目资金等);

·项目:项目质量异常低下,不能在正常运作或关闭,原因可能与其它风险相关,需要详细调查;

·人力资源:员工能力不足、参加技术难度大或敏感性高的组织或活动、合作伙伴的主要管理人员及项目人员频繁变动等。

3.因项目活动、工作引起:评估、评审、监督不力,施工过程中的安全管理不当,导致项目活动发生事故;或是因为手术等其他意外造成伤亡等。

第三十八条 机构尊重员工对风险的判断,针对可能影响自身安全的风险,员工可以取消或延迟既定的工作安排,并应及时向其部门负责人报告。

第三十九条 定时评估、尽早处理风险事项;以人为本,保护各方人员人身安全是最重要的考虑;维护人口基金会品牌信誉、保证机构工作顺利实施。

第四十条 明确内部处理的人员组织、责任、处理程序、原则,尽快处理事件。负责人员要以灵活及适合的方法,积极的态度,通过沟通协商,提出合理的处理方案,将风险对相关人士或机构的影响降到最低,尽早解决。

第四十一条 建立书面记录处理过程制度,形成报告留档,供以后核查参考。向机构内部相关人员及合作伙伴及时公布正确的信息。

第四十二条 针对项目引起的风险,及时检讨内部程序,及完善制度、评审、监测和审计机制;在项目进行期间,项目人员关注环境的变化,如有可能发生风险,需利用适合渠道进行反映,讨论尽早处理。

第四十三条 提高项目人员的能力、强化内部工作;提升管理人员对风险的敏感度及应对的能力;了解员工面对的压力,给予支持;加强审计工作,针对财务舞弊的情况进行评估,尽早介入处理。

第四十四条 对外信息公布时,要使用简洁明了的文字准确真实反映机构的项目活动,避免敏感性高、容易被误解的专用名词、术语。强化对外沟通机制、加强宣传工作。

第七章 项目结项管理

第四十五条 项目结项具体包括以下内容:

1.完成协议所列内容,包括所有计划的活动、项目调整后增加的活动;

2.所有项目拨款和结余资金退款都已经处理完毕;

3.人口基金会收到并接受所有工作报告和财务报告;

4.需要审计的项目,须出具正式审计报告

5.审计的后续跟进事宜已经完成;

6.由于不可抗力导致无法继续执行项目的,经双方协商可中止项目;

7.项目经评估确认未按照计划执行或出现违法违规行为经整改无效的,或没有必要再实施的,可中止项目

8.对外部资助者的承诺已经满足。

第四十六条 项目结项期限。

项目部门应该注意项目结项的期限,并尽可能在计划的期限内完成所有程序。除非有充分的理由申请项目延期,否则,项目应该在项目建议书规定的完成日期后的十二个月内正式关闭。

第四十七 申请项目延期结项。

申请延期结项项目,项目负责人需要填写《项目延期结项申请表》(见附件12),提出充分的延期理由。

延期时限:首期延期由分管领导审批,最多延期不超过12个月。第二次延期须由秘书长批准,每次延期最多不超过12个月。

第四十八 项目结余款。

项目结余款是指项目结束时在人口基金会财务账上还有结余的项目资金以及项目实施单位剩余的资金。

对于项目结束时在人口基金会财务账上还有结余的项目资金,根据协议约定妥善处理。

对于项目实施单位剩余的资金,结余款低于2000元的,资金无须退还,用于支持机构发展;结余款大于2000元的,项目部门协商项目实施单位退还或变更资金用途,上报OA审批办理。

第四十九 填写《项目结项记录表》(见附件13)的程序和注意事项:

1.项目各项工作完成后,项目部门由专人填写《项目结项记录表》。

2.填写完毕,项目承办部门将《项目结项记录表》、项目结项申请及报告提交财务,核对项目预算和余额等数据,确保准确无误,经财务资产部审核报分管领导、秘书长审批后,正式归入项目档案。

3.在填写《项目结项记录表》的资金和结余数额时,应该仔细核对项目建议书、协议书、拨款记录、费用报销记录、审计报告等资料,尽量做到准确无误。如有疑问,可以向财务人员查询并得到确认。项目正式结项的日期以OA审批通过的日期为准。

第八章 伙伴自筹项目管理

第五十条 为了更好发挥人口基金会公募的资质,支持联合公益模式的发展,助推合作伙伴能力提升和公益项目创新,项目部门要本着适度原则认领优质且有影响力的公益项目,认领范围不宜超过宗旨范围。项目部门认领项目主要围绕基金会宗旨、战略重点及业务范围为主。

第五十一条 伙伴自筹项目指由合作伙伴主动发起,全部资金来自互联网平台自主筹资或者争取到其它相关方定向资助,并经由人口基金会认领的公益项目。认领项目须报OA流程审批同意并在宣传部门备案。

第五十二条 对所有认领的伙伴自筹项目,根据项目管理的工作量,原则上收取5%-10%的管理费,管理费的收取比例由项目部门负责人审核确认,但不能低于5%。

第五十三条 在与合作伙伴签署协议时,伙伴自筹项目的建议书,可以采用筹款平台统一要求的项目书/申请表格式,但预算须按照人口基金会财务管理要求和《项目预算编制指引》(见附件14)进行编制。

第五十四条 伙伴自筹项目资金量较小,并受制于平台方的快速启动和及时反馈的要求,因而在项目付款时,原则上采取分期付款。但金额小于1万元的,可以一次性拨付

第五十五条 合作伙伴自筹项目的资金使用,必须专款专用,结项审计按照人口基金会项目审计要求执行。

第九章 项目档案管理

第五十六条 项目负责人是项目业务档案管理的第一责任人,所有项目均需建立档案进行管理。部门负责人是项目档案管理的领导者和监督者。建立健全项目业务档案,应编辑执行资料目录表,每年进行一次分类整理,归类建档。项目资料归档要做到及时、完整、统一、规范。

第五十七条  项目业务档案内容包括:

1.项目立项档案:包括项目建议书、项目预算表、项目立项审批单、合作伙伴整体情况评估表(见附件15)、调查报告、重要会议纪要等。

2.项目协议档案:包括签报审批申请单、项目资助协议、合同审批申请单、伙伴机构资质文件、采购协议等。

3.阶段性评估和款项支付档案:包括项目中期评估报告、项目中期财务报告、项目进度报告、项目成果文件、项目实施验收单等。

4.项目结项档案:包括项目终期评估报告、项目总结报告、项目实施验收单、项目成果文件、第三方评估报告、资产验收及移交协议、审计报告等。

5.项目预算调整档案:包括《项目预算调整申请表》(见附件16)以及相关邮件和会议纪要等。

6.其他相关项目资料,如:需求评估报告、项目选点报告、招投标资料、谈判记录、项目监测报告、出差访点报告、会议记录、项目活动简报等。

以上档案在取得后要及时造册归档,内审风控、办公室、部门负责人和分管领导要定期检查项目档案的管理情况。

第五十八条 机构项目档案的管理,按照《中国人口福利基金会档案管理办法》执行。

第十章 项目合作伙伴评估

第五十九条 在项目申请立项前,需筛选项目合作伙伴。项目合作伙伴可以是以往与人口基金会合作过的综合实力较好的机构,也可能是没有合作过的机构。对新增的拟合作的伙伴,为了防范项目执行风险,需对其机构的整体情况进行评估。

第六十条 合作伙伴评估的内容:

1.合作伙伴项目执行能力的评估;

2.合作伙伴财务管理状况的评估;

3.合作伙伴法律风险的评估;

4.已合作的伙伴,项目结项时进行其执行力和财务状况的评估;

5.伙伴倡导、资源动员、研究等关键能力的评估。

第六十一条 合作伙伴分类。

经评估,合作伙伴可分为成熟型合作伙伴和非成熟型合作伙伴两个类型。成熟型合作伙伴为曾经合作过且在以往的项目合作中无重大财务问题,对于成熟型合作伙伴的认定需要项目负责人提议,项目部门负责人和分管领导批准;非成熟型合作伙伴为首次合作的合作伙伴或部门负责人认为有一定财务或法务风险的伙伴。

第六十二条 合作伙伴评估及审批。

合作伙伴填写《合作伙伴整体情况评估表》和项目建议书。项目部门遵循《外部机构项目申请评审守则及规范》(见附件17)进行综合评审后,由项目负责人具体履行内部审批手续。

第十一章 附则

1.本修订制度经自理事会通过之日起(2020年12月29日)实行,同时宣布《中国人口福利基金会项目管理办法》(2017年)失效。

2.本制度由人口基金会负责解释。

3.本制度每年须进行回顾,全体员工参与讨论,不断修订完善。

第十二章 附件

         1.     员工基本行为准则

         2.     中国人口福利基金会廉政公约

         3.     经济活动的行为准则

         4.     项目可行性调研报告模板

         5.     项目点选择指引

         6.     项目立项书

         7.     项目实施方案模板

         8.     项目预算表

         9.     项目预算执行情况明细表

       10.    项目决算财务报表

       11.    项目实施验收单

       12.    项目延期结项申请表

       13.    项目结项记录表

       14.    项目预算编制指引

       15.    合作伙伴整体情况评估表

       16.    项目预算调整申请表

       17.    外部机构项目申请评审守则及规范


正文及附件-中国人口福利基金会项目管理制度.pdf